Politique de confidentialité

Landlord Web Solutions Inc. (faisant affaire sous le nom de « Landlord Web Solutions – Rentals.ca Network», « Nous » ou « Notre ») s’engage à protéger la vie privée et la sécurité des renseignements.

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») traite de la protection des Renseignements personnels (tels que définis ci-après) que nous recueillons auprès des utilisateurs du site Web www.rentals.ca (le « Site Web »), ainsi que des personnes qui communiquent avec nous par courriel (« Utilisateurs », « vous »).

Le Site Web fournit une plateforme en ligne qui permet aux particuliers, gestionnaires immobiliers et organisations de publier ou de découvrir des appartements, maisons ou autres biens immobiliers disponibles à la location ou à la vente (les « Services »). Le Site Web est conçu pour faciliter le processus de location et d’achat en mettant en relation les propriétaires et gestionnaires avec des locataires ou acheteurs potentiels, et en offrant divers outils et ressources afin de simplifier l’expérience de recherche et de publication. Des descriptions détaillées de propriétés aux filtres de recherche avancés, le Site Web vise à soutenir tant les propriétaires, gestionnaires et locateurs que les locataires ou acheteurs potentiels dans la recherche d’occasions de location ou d’achat appropriées.

La présente Politique vise à se conformer aux lois canadiennes et québécoises relatives à la protection des Renseignements personnels.

CE QUE NOUS RECUEILLONS, COMMENT ET POURQUOI

Un « Renseignement personnel » désigne tout renseignement concernant une personne physique qui, directement ou indirectement, permet d’identifier cette personne.

Nous ne recueillons que les Renseignements personnels nécessaires pour fournir, gérer et soutenir les Services. Plus précisément :

a. Propriétaires / Locateurs / Gestionnaires immobiliers

• Pour vous permettre de créer un compte, publier des annonces et vous contacter au sujet de locataires potentiels, nous recueillons les renseignements suivants par l’entremise d’une page dédiée du Site Web :
  • Nom de famille, prénom
  • Adresse courriel
  • Numéro de téléphone
  • Adresse des immeubles et des unités mises en location (ces renseignements sont considérés comme des Renseignements personnels si vous résidez à l’adresse indiquée)
• Afin de vérifier votre identité et de réduire les annonces frauduleuses, nous pouvons recueillir les renseignements suivants par l’entremise d’un fournisseur tiers (Persona Identities Inc.) :
  • Nom de famille, prénom
  • Adresse courriel
  • Numéro de téléphone
  • Permis de conduire ou autre pièce d’identité
  • Une photo de votre visage (selfie)
• Pour traiter les paiements liés aux annonces mises en valeur, nous permettons à un fournisseur tiers (y compris, sans limitation : Stripe) de recueillir les renseignements suivants :
  • Détails de paiement, incluant le numéro de carte de crédit, la date d’expiration, le code de sécurité, le pays et le code postal
• Annonces publiques et renseignements partagés volontairement : Lorsque vous publiez une annonce immobilière, téléversez des photos ou choisissez autrement de rendre des renseignements visibles sur le Site Web, ce contenu peut être consulté et utilisé par d’autres utilisateurs ou visiteurs. Nous ne sommes pas responsables de la confidentialité, de la sécurité ni de l’exactitude des renseignements que vous divulguez publiquement.

b. Locataires potentiels

• Pour vous permettre de créer un compte, traiter votre demande de location et la transmettre au propriétaire, locateur, gestionnaire immobilier ou créateur de l’annonce, nous recueillons les renseignements suivants :
  • Nom de famille, prénom
  • Adresse courriel
  • Adresse de la propriété qui vous intéresse
• Pour traiter une vérification de crédit par l’entremise de notre fournisseur partenaire (https://certn.co/), nous recueillons les renseignements suivants :
  • Nom de famille, prénom
  • Date de naissance
  • Adresse courriel
  • Numéro de téléphone
  • Adresses actuelles et précédentes
• Veuillez noter que nous ne recueillons ni ne conservons le rapport de crédit; nous fournissons plutôt un lien permettant d’y accéder par l’intermédiaire de la plateforme de notre partenaire. Pour connaître vos droits relativement à ces renseignements, veuillez vous référer à leur politique de confidentialité.

c. Tous les Utilisateurs

• Pour vous envoyer un bulletin ou des communications promotionnelles, nous recueillons:
  • Nom de famille, prénom
  • Adresse courriel
• Pour répondre à vos demandes, nous recueillons les renseignements que vous nous fournissez dans vos communications.

Pour faciliter la navigation sur le Site Web, résoudre des problèmes et améliorer les Services, nous pouvons recueillir certains renseignements, y compris votre adresse IP et d’autres informations, à l’aide de témoins (« cookies ») et de technologies de suivi. Veuillez consulter la section 8 pour plus de détails.

Nous n’utilisons vos Renseignements personnels qu’aux fins mentionnées ci-dessus et à la section 8 de la Politique, sauf lorsque la loi nous permet, dans des circonstances très limitées, de le faire sans votre consentement.

VOTRE CONSENTEMENT

EN VISITANT OU EN UTILISANT LE SITE WEB OU EN COMMUNIQUANT AUTREMENT AVEC NOUS, VOUS ACCEPTEZ D’ÊTRE LIÉ PAR LA PRÉSENTE POLITIQUE ET CONSENTEZ À LA COLLECTE, À L’UTILISATION, À LA CONSERVATION, À LA DIVULGATION ET À LA DESTRUCTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFORMÉMENT AUX MODALITÉS DÉCRITES AUX PRÉSENTES. SI D’AUTRES MODALITÉS S’APPLIQUENT, ELLES VOUS SERONT PRÉCISÉES AU MOMENT DE LA COLLECTE. DANS CERTAINS CAS, NOUS DEMANDERONS UN CONSENTEMENT DISTINCT.

Si vous ne souhaitez pas que vos Renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou divulgués de cette manière, veuillez vous abstenir de nous fournir des Renseignements personnels ou exercer votre droit de retirer votre consentement.

VOUS COMPRENEZ QUE CERTAINES FONCTIONNALITÉS DE NOTRE SITE WEB POURRAIENT NE PLUS ÊTRE ACCESSIBLES OU POURRAIENT ÊTRE RESTREINTES À LA SUITE DE VOTRE REFUS DE FOURNIR LES RENSEIGNEMENTS REQUIS OU DU RETRAIT DE VOTRE CONSENTEMENT.

SÉCURITÉ ET GOUVERNANCE

La sécurité de l’information constitue une priorité pour nous. À ce titre, nous avons adopté des politiques et pratiques pour gérer notre gouvernance en matière de protection des Renseignements personnels, lesquelles comprennent :

• Un cadre applicable à l’utilisation, à la communication, à la conservation et à la destruction de ces renseignements
• Les rôles et responsabilités de nos employés tout au long du cycle de vie de ces renseignements
• Un processus de traitement des plaintes concernant leur protection

Chaque employé qui utilise des Renseignements personnels est lié par des obligations de confidentialité et a reçu une formation appropriée. De plus, chaque employé ne peut accéder qu’aux Renseignements personnels nécessaires à l’exécution de ses fonctions. En cas d’atteinte à la protection des renseignements, nos politiques et pratiques de gouvernance prévoient des sanctions.

COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous pouvons communiquer des Renseignements personnels à des tiers avec votre consentement ou, sans votre consentement, dans des circonstances précises permises par la loi. Le tableau suivant résume certaines de ces circonstances ainsi que les mesures que nous prenons pour protéger ces renseignements :

1a. Destinataire: Prestataires de services, mandataires, sous-traitants (« Sous-traitants »)

1b. Description et objectif: Nous pouvons conclure des contrats avec des Sous-traitants pour fournir un service aux utilisateurs, tel qu’une fonctionnalité du Site Web.

1c. Mesures: Le contrat exige que les Sous-traitants:

• Utilisent les Renseignements personnels uniquement pour fournir le service.
• S’abstiennent de divulguer ou de communiquer les Renseignements personnels sans notre autorisation.
• Mettent en œuvre des mesures de sécurité rigoureuses.
• Nous permettent d’auditer ces mesures.
• Nous avisent immédiatement en cas d’incident de confidentialité.
• Détruisent les Renseignements personnels à la fin du contrat.

2a. Destinataire: Autre partie dans le cadre d’une Transaction commerciale

2b. Description et objectif: Nous pouvons conclure un contrat avec un tiers afin de réaliser une Transaction commerciale. Une telle transaction est définie comme la cession ou la location de tout ou partie de notre entreprise ou de ses actifs, une modification de notre structure juridique par fusion ou autrement, l’obtention d’un prêt ou d’un autre mode de financement, ou la prise d’une sûreté pour garantir l’une de nos obligations (« Transaction commerciale »).

2c. Mesures: Le contrat exige que l’autre partie :

• Utilise les Renseignements personnels uniquement aux fins de conclure la Transaction commerciale
• Mette en œuvre des mesures de sécurité rigoureuses
• S’abstienne de divulguer ou de communiquer les Renseignements personnels sans notre consentement
• Nous avise immédiatement en cas d’incident de confidentialité
• Détruise les Renseignements personnels si la Transaction commerciale n’est pas conclue ou s’ils ne sont plus nécessaires

3a. Destinataire: Autorités légitimes

3b. Description et objectif: Afin de se conformer à une ordonnance ou à une décision judiciaire, incluant un mandat de perquisition valide, ou à une ordonnance ou décision d’une autorité réglementaire, nous pourrions être tenus de fournir des Renseignements personnels.

3c. Mesures: Ces autorités sont tenues, en vertu de leurs lois constitutives, d’adopter des mesures afin de respecter et préserver la confidentialité de vos Renseignements personnels.

Nous informons les Clients de toute demande d’accès aux Renseignements personnels de leurs Utilisateurs autorisés formulée par des autorités légitimes. Nous refusons de donner accès lorsque la demande n’a pas de caractère juridiquement contraignant.

4a. Destinataire: Nos conseillers juridiques

4b. Description et objectif: Afin de défendre ou de faire valoir nos droits, nous pouvons, dans certaines circonstances, divulguer vos Renseignements personnels.

4c. Mesures: La loi ainsi que les conventions d’honoraires que nous signons exigent de nos avocats qu’ils protègent la confidentialité de toutes nos communications avec eux.

Pour les résidents du Québec, veuillez noter que vos Renseignements personnels pourraient être divulgués à l’extérieur de la province de Québec.

CONSERVATION

Nous ne conservons vos Renseignements personnels que pendant la période nécessaire pour atteindre la finalité pour laquelle ils ont été recueillis ou pour respecter les exigences légales en matière de conservation.

Nous nous réservons le droit d’établir, de temps à autre, des politiques relatives à la destruction des Renseignements personnels. Si vous demandez la destruction de vos Renseignements personnels, nous déploierons des efforts raisonnables pour donner suite à votre demande, sauf lorsque la loi nous autorise ou nous oblige à les conserver.

VOS DROITS

Selon votre juridiction, vous pourriez disposer des droits suivants :

• Le droit de modifier ou de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos Renseignements personnels
• Le droit d’avoir accès à vos Renseignements personnels
• Le droit de faire corriger vos Renseignements personnels s’ils sont inexacts ou trompeurs et de les faire compléter s’ils sont incomplets
• Dans certaines juridictions, le droit d’obtenir vos Renseignements personnels dans un format numérique couramment utilisé

Vous pouvez exercer ces droits en tout temps en envoyant un avis écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent à la fin du présent document.

Nous répondrons à toute demande dans un délai de 30 jours suivant sa réception, sauf si la loi permet une prolongation de ce délai. Si nous refusons de fournir ou de corriger les renseignements, nous vous communiquerons les motifs du refus, les dispositions légales applicables ainsi que l’information concernant vos recours, sous réserve des limites prévues par la loi.

Si nous refusons de rectifier vos Renseignements personnels, nous vous permettrons d’inscrire des commentaires à votre dossier relativement aux Renseignements personnels dont la rectification a été refusée. Nous conserverons également les Renseignements personnels qui ont fait l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire afin de vous permettre d’exercer tout recours prévu par la loi.

TÉMOINS ET AUTRES TECHNOLOGIES DE SUIVI

Définition:

Un témoin (« cookie ») est un petit fichier texte envoyé par un serveur à votre navigateur, lequel le renverra lors de la prochaine connexion à des serveurs partageant le même nom de domaine.

Lorsque vous visitez le Site Web pour la première fois, une fenêtre contextuelle vous permet d’accepter ou de refuser certaines catégories de témoins.

Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez des témoins ou pour les refuser. Vous n’avez pas besoin d’accepter les témoins non essentiels pour visiter notre Site Web. Toutefois, si vous les refusez, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser certaines de ses fonctionnalités.

Types de témoins:

Témoins techniques et fonctionnels : utilisés tout au long de l’expérience de navigation pour faciliter l’utilisation du Site Web et fournir des fonctionnalités améliorées et plus personnalisées. Par exemple : un témoin technique peut être utilisé pour mémoriser votre nom d’utilisateur afin de faciliter votre connexion, vos préférences ou options que vous avez choisies.

Témoins de performance et analytiques : recueillent des renseignements sur la façon dont les visiteurs utilisent un site Web, afin d’obtenir des statistiques sur l’utilisation du Site Web, telles que les pages les plus souvent visitées ou la présence éventuelle de messages d’erreur. Ils sont utilisés pour améliorer la fonctionnalité du site.

Témoins de sécurité : utilisés pour renforcer la sécurité d’un site Web. Ils aident à détecter les activités malveillantes et à protéger les renseignements des utilisateurs contre les accès non autorisés.

Témoins publicitaires : peuvent être ajoutés par le Site Web ou par d’autres sites qui diffusent de la publicité. Ces témoins recueillent des renseignements de manière anonyme et établissent votre profil de visiteur.

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Si vous avez des questions ou des demandes concernant la Politique, vous pouvez envoyer un courriel à notre Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante : [email protected]

MODIFICATIONS

Nous nous réservons le droit de modifier le contenu de la présente Politique en tout temps. Toute modification sera publiée sur notre Site Web et portée à votre attention lors de votre connexion.

Nous vous recommandons d’imprimer un exemplaire de la présente Politique pour vos dossiers et de consulter périodiquement cette section de notre Site Web.