Comment remplir le formulaire de bail résidentiel québecois

C’est toujours un souci de moins lorsqu’on trouve un bon locataire prêt à signer un bail
avec vous. Mais si votre propriété à louer se trouve du Québec, vous ne pouvez pas
composer un contrat de location vous-même comme vous le feriez ailleurs.
Afin de protéger le propriétaire et le locateur, tous les baux du Québec doivent utiliser la
même convention de bail standardisée, mandatée par le gouvernement. Dans cet
article, nous passerons à travers quelques points importants du bail standardisé et vous
donnez quelques conseils supplémentaires qui ne sont pas nécessairement évidents.
Le formulaire du contrat de bail standardisé du Québec

1. Le bail standardisé du Québec en somme

Depuis 1996, la Régie du logement du Québec exige par la loi que tous les contrats de
bail dans la province du Québec suivent un formulaire standardisé. En anglais, il s’agit
du lease form of the Régie du logement. Il a été mis en place pour que les propriétaires
et les locataires comprennent clairement leurs droits et obligations par la Loi sur la
Régie du logement. La première chose que vous remarquerez en prenant le formulaire
(nous vous indiquerons où les trouver plus tard) est qu’il s’agit d’un document assez
épais. Le formulaire est de huit pages en double copie identique. La première page est
simple; les deux parties remplissent leurs informations personnelles :

Mais ce qui est unique avec le formulaire du contrat de bail standardisé du Québec
c’est qu’à la fin, il se trouve un résumé de trois pages de la Loi sur la Régie du
logement (la loi provinciale sur les loyers) :

Au moment où les deux parties (le propriétaire ou le locataire) signent le bail, aucun
d’eux ne peut prétendre de ne pas avoir compris ses obligations en vertu du droit locatif
québécois. Et c’est ça le but de ce formulaire : de s’assurer que chacun comprenne
leurs droits et leurs responsabilités.

2. Le contrat du bail standardisé du Québec est-il obligatoire?

Réponse brève : oui. Il existe quelques exceptions où le propriétaire et le locataire
peuvent se mettre d’accord verbalement, mais il est mieux de suivre le formulaire du
bail standardisé.
En étant un propriétaire au Québec, vous avez certaines obligations :
·         Vous devez faire signer le bail par le locataire avec la date d’emménagement.
·         Vous devez remettre au locataire tous les documents supplémentaires (comme les
règlements du bâtiment et de la copropriété) avant de signer le bail.
·         Vous devez remettre au locataire une des copies du bail signé
·         Vous devez fournir le bail dans la langue officielle choisie par le locataire.

3. Quelles sont les informations que je dois inclure dans le contrat?

Remplir le formulaire de bail de la Régie du logement est simple :
·         Partie A : les informations de contact du propriétaire et du locataire.
·         Partie B : une description de l’unité à louer (adresse, stationnement, commodités
d’usage, etc.).
·         Partie C : la durée du contrat de bail. Au Québec, les locataires et les propriétaires
peuvent se mettre d’accord sur une durée indéterminée du bail. Cela permet
d’éviter de remplir le formulaire chaque année.
·         Partie D : le contrat de location (le cout et ce qui y est inclus). Plus loin dans
l’article, nous passerons à travers certaines choses que vous ne pouvez pas
demander d’un locataire au Québec en ce qui concerne les dépôts de garantie.
·         Partie E : les services et ceux qui payent pour ces services.
·         Parties F, G et I : des déclarations passepartouts qui dictent comment le contrat de
location peut être modifié ou annulé.
·         Part H : les signatures des deux parties
De votre côté, remplir le formulaire standardisé du Québec prend environ 15 minutes.
D’ailleurs, au temps de signer, l’important est de revoir point par point avec le nouveau
locataire le contenu de chaque section. Ceci va s’assurer que :
·         Tous les règlements du bâtiment (s’il y en a) sont clairement expliqués
·         Les attentions particulières (p. ex. location non-fumeur) sont bien comprises

·         Le locataire est conscient de toutes les inclusions (p. ex. les appareils
électroménagers, les meubles, le chauffage, l’Internet, etc.).
Faire lire le contrat de bail à votre locataire est un excellent moyen de réduire les
plaintes futures. Heureusement, le formulaire est conçu de manière à le garantir. À la fin
de chaque page, le locataire doit insérer ses initiales. Il y a également des champs tout
au long contrat de bail où le locataire doit insérer ses initiales.

4. Rappel : le langage du contrat de bail

Une fois que le contrat de bail standardisé du Québec est signé, toute correspondance
future avec votre locataire concernant le contrat de bail doit être écrite dans la langue
du formulaire original signé. Si vous avez tous les deux signé un contrat de bail en
français, tout document que vous envoyez qui traite les questions relatives à la location
doit être en français.
Notez que vous pouvez acheter des copies du contrat de bail standardisé dans les deux
langues si vous êtes plus à l’aise en anglais. Si vous avez du mal à remplir le bail en
français, vous pouvez le comparer à un bail anglais vide. Les formats sont les mêmes
dans les deux langues.

5. Où puis-je obtenir une copie du contrat de bail standardisé du Québec?

Curieusement, le formulaire dont vous avez besoin pour louer un logement n’est pas
gratuit, malgré qu’il s’agisse d’une exigence imposée par le gouvernement.
Heureusement, chaque formulaire ne coute que 1,99$ (n’oubliez pas de demander la
déduction fiscale). Si vous avez besoin d’un formulaire, vous avez trois options :
·         Commandez-en un aux bureaux de Publication Québec ou cliquez ce lien
direct pour le formulaire anglais.
·         Achetez-en un aux bureaux de la Régie du logement (si vous y vivez à proximité).
·         Certaines librairies et certains bureaux de poste en vendent. Si vous habitez dans
un centre urbain, sachez que Staples (Bureau en gros) les vend.

6. Conseils pour la préparation du contrat de bail standardisé du Québec

Le formulaire de bail obligatoire ne laisse pas grand-chose de côté, mais les
propriétaires peuvent prendre certaines mesures pour protéger leurs investissements :

7. Conseil n o 1 : Insérez des clauses de non-fumeurs, le cas échéant.

Si vous ne permettez aux locataires de fumer à l’intérieur de leur logement, vous
pouvez le mentionner dans le bail. Bien que les locataires aient le droit de librement
utiliser leur résidence à leur gré, le gouvernement provincial a clairement indiqué que
telle clause du propriétaire est acceptable.

8. Conseil n o 2 : Limitez la taille et la quantité des animaux de compagnie autorisés

Vous vous inquiétez pour cet ancien plancher à bois, mais vous voulez quand même
attirer des locataires avec des animaux de compagnie? Dans la section E, vous pouvez
préciser les restrictions concernant les animaux de compagnie. C’est là où vous pouvez

inclure des restrictions sur le poids des animaux de compagnie (p. ex. qu’aucun chien
ne doit peser plus de 50 livres).

9. Conseil n o 3 : N’essayez pas d’inclure des dépôts pour les dommages

Dans la plupart des autres provinces, les propriétaires sont autorisés à demander un
dépôt pour les dommages. Cependant, la loi québécoise les interdit strictement à le
faire. Si vous insérez une telle clause dans le formulaire du bail (et de la respecter par
la suite), votre nouveau locataire peut soumettre une plainte contre vous à la Régie du
logement.

10. Conseil n o 4 : Vous pouvez demander une pièce d’identité, mais vous ne pouvez pas en faire une copie

Chaque propriétaire veut empêcher que les fraudeurs les prennent en avantage (ou
profiter d’eux). Il est donc normal de demander une pièce d’identité. Il faut juste garder
en tête que si un locataire vous présente une pièce d’identité (permis de conduire, carte
d’assurance maladie, passeport) vous ne pouvez pas en garder une copie (p. ex. y
prendre en photo).

11. Conseil n o 5 : N’écrivez qu’une seule page à la fois

Certains propriétaires (comme l’écrivain) se servent passionnément de leur stylo. Ceci
crée un problème, car le contrat de bail standardisé du Québec est une copie identique.
De toute manière, les pages de séparation qui accompagnent le bail sont trop fines
pour empêcher l’impression sur la page du dessous. L’idéal est de poser chaque page
individuellement sur la surface d’écriture.

12. Conseil n o 6 : Assurez-vous que votre locataire reçoit une copie du bail

Une fois que vous avez terminé la rédaction du bail et que le locataire l’a signé et a
laissé ses initiales tout au long du contrat, assurez-vous que le locataire en reçoit une
copie. Le formulaire est accompagné par une copie identique pour le locataire. Il vous
suffit de déchirer le bas de la page et voilà! Si le locataire oublie d’apporter une copie à
la maison, vous pouvez lui envoyer une copie scannée. Mais pour être certain,
remettez-lui (ou envoyez-lui) la copie conforme.

13. Conseil n o 7 : Achetez plusieurs copies dans les deux langues

Si vous êtes le genre de personne qui mélange son prénom, son nom et son nom
complet chez le dentiste, il est mieux de ramasser plusieurs copies du formulaire
lorsque vous êtes là. Même les propriétaires les plus expérimentés font des erreurs.

En conclusion
Le formulaire du contrat de bail standardisé du Québec a ses avantages et ses
inconvénients. D’une part, vous avez moins de flexibilité pour inclure des clauses et des
conditions. De l’autre part, c’est ce qui vous protège contre les dépassements et les
plaintes à la Régie. Heureusement, la procédure est simple : simplement la suivre une
étape à la fois!